事件安排提示
事件必须通过 EMS调度 提前24小时. 如果您提前不到24小时申请空间,您 必须打ext联系调度办公室吗. 5599.
安排重大活动时要避免的日期
- 这学期最后两周
- 主要宗教节日(耶稣受难日、复活节、赎罪日、犹太新年)
- 研究天
- 庆祝周末
- 董事会会议日期
- 毕业典礼
当选择一个事件的时间
白天,课程一般从早上8:40开始.m. 到下午5:20.m. 最后一节课结束 晚上九点半.m. 安排活动的黄金时间是在晚上7点.m. 10便士.m., 所以可以考虑傍晚早些时候,晚上6点到8点.m.,以避免与空间和/或 事件的资源.
为避免活动冲突,请注意 检查EMS是否有已安排的事件 在其他地方.
安排时间表
1月: 暑期课程和项目安排在1月中旬
- 夏季调度开启
三月:秋季课程安排在三月中旬
- 秋季调度开启
10月: 春季课程安排在十月中旬
- 春季调度开启
活动策划资源
如果你的活动需要...
- 特别布置,包括额外的桌子、椅子、讲台、旗帜等.
- 食品、零食、饮料或酒类许可证
- 计算机设置,音频或视觉支持
- 特别泊车或保安安排
- 晚上住宿
- 宣传
常见问题
给排班办公室发邮件 与您的问题或担忧.
我的事件所针对的组没有在下拉列表中列出. 我如何选择不同的 集团?
接下来,您必须通过单击放大镜将您的组添加到下拉菜单中 组. 从这里你应该搜索你的团体(系或学生团体). 输入组名的前几个字母,然后点击放大镜. 添加 按下绿色和白色的加号. 点击完成,然后你就可以了 能够在下拉菜单中看到您的组. 如果你的小组是 不 在系统中,拨打“ext”. 5599 or 给排班办公室发邮件.
为什么我找的房间在我要房间的时候没有出现?
当你想要一个空间时,唯一可以选择的房间 那个时候还有空房吗,而且和你输入的数量相符吗 指定安装类型的出勤率(如果适用).
我把会议室安排在哪里?
会议室不是通过EMS管理的,所以继续安排他们 就像过去那样,直接和部门调度程序联系. 如果你需要 如果你能帮忙找会议室,排班办公室会很乐意帮你找 一个房间. 只需拨打ext. 5599 or 给排班办公室发邮件.
我如何要求在非EMS管理的会议室提供餐饮服务?
登入EMS,选择“仅供餐饮”模板提交餐饮申请 在EMS中未列出的空格中. 确保你有适当的空间安排和通知 餐饮服务有任何变化.
我该如何安排餐厅的房间?
食堂的空间可通过EMS获得. 登录并选择“Murray-Aikins” 食堂模板”. 点击“立即预订”,然后输入活动的日期和时间.
当我输入餐饮服务请求时,它会自动转到餐饮服务吗?
是的,餐饮服务部接收并管理通过以下方式提交的餐饮服务订单 EMS. 您将收到单独的确认您的空间请求和您的餐饮 请求.
当我提出我的请求时,它会自动转到设施吗?
不需要,当您在EMS中提交事件设置请求时,它会被发送给团队成员 在会议 & 审核请求并将其发送给设施的事件. 一个会议 & 活动团队成员将审阅请求并提出任何问题. 后 设置确认后,请求将被传递给设施.
当我输入我的请求时,它会自动放到公共事件日历上吗?
No. 当你提交你的事件时,你可以选择添加你的事件 转到公共事件日历、部门日历、两者都转到或两者都不转到. 一个公共 事件被认为是对外开放的 社区 (萨拉托加县及其他地区). 您将收到一封询问事件详细信息的电子邮件 发布到日历,并提供添加图像的选项.
我怎样才能拿到部门日历?
如果您有部门日历,它将显示在您部门的家中 网页. 如果你想在你的部门网页上有一个日历,请 联系通讯和营销办公室.
我可以取消我的活动吗?
如果您在系统中,您可以在“预订”,“查看我的请求”下找到您的活动." 如果您点击活动标题,您将能够“取消预订”或“取消全部” 预订.你也可以通过点击图标旁边的红白X来取消一个活动 事件.
如何更改活动的日期/时间?
如果您在系统中,您需要在reservation,“View My”下找到您的活动
请求.如果您点击活动标题并打开预订,您将需要
点击“预订工具”.“从那里你可以更改日期或时间的一个或
你所有的预订.
**如果您的活动已经发布到公众/学生/部门日历,请联系
更改日期/时间或地点**
如果我要求的是Case桌/Skid Shop桌或Case海报空间,请告知号码 我应该申请出席吗?
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